Von 20 auf 100: Wann Ihre HR an ihre Grenzen stösst

Wachstum ist, was sich jedes Unternehmen wünscht. Aber Wachstum verändert auch etwas, das viele KMU zu spät

bemerken: die Anforderungen an die eigene HR. Was bei 20 Mitarbeitenden mit einer Excel-Liste, viel Erfahrung und

gutem Willen funktioniert, beginnHier ist der bereinigte Text mit korrigiertem Lesefluss, sauberen Absätzen und strukturierter Formatierung (im Schweizer Schriftstandard mit ss):

Von 20 auf 100: Wann Ihre HR an ihre Grenzen stösst

Wachstum & Recht — ca. 6 Minuten

Wachstum ist, was sich jedes Unternehmen wünscht. Aber Wachstum verändert auch etwas, das viele KMU zu spät bemerken: die Anforderungen an die eigene HR. Was bei 20 Mitarbeitenden mit einer Excel-Liste, viel Erfahrung und gutem Willen funktioniert, beginnt bei 50 Mitarbeitenden zu knirschen. Bei 100 kann es zum echten Risiko werden. Hier sind die typischen Wendepunkte, an denen sich zeigt, ob Ihre HR mitgewachsen ist.

Phase 1: Bis ca. 20 Mitarbeitende – Die Ein-Personen-Lösung funktioniert noch

In dieser Phase kennt meist eine einzelne Person, oft in Personalunion mit Finanzen oder Geschäftsführung, jeden Vertrag, jede Sonderregelung und jede Geschichte im Kopf. Das funktioniert erstaunlich gut, solange nichts dazwischenkommt. Das Risiko: Dieses Wissen existiert nirgendwo sonst. Fällt die Person aus, ob durch Krankheit, Kündigung oder Ferien, fehlt sofort der Durchblick.

Phase 2: 20 bis 50 Mitarbeitende – Der administrative Aufwand wächst schneller als das Team

Mit jeder neuen Person steigt der Koordinationsaufwand überproportional: mehr Verträge, mehr Fragen zu Ferien und Absenzen, mehr Sonderfälle bei Sozialversicherungen. Viele Unternehmen bemerken in dieser Phase zum ersten Mal, dass die informelle Lösung an ihre Grenzen stösst. Antworten dauern länger, Prozesse werden unklarer, und die Geschäftsleitung verbringt unverhältnismässig viel Zeit mit administrativen Rückfragen statt mit strategischen Themen.

Phase 3: 50 bis 100 Mitarbeitende – Aus Ausnahmen werden Muster

Ab dieser Grössenordnung reichen Einzelfalllösungen nicht mehr aus. Was früher eine Ausnahme war, etwa unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, mehrere Standorte oder erste ausländische Mitarbeitende mit Quellensteuerpflicht, wird zum wiederkehrenden Muster, das klare, dokumentierte Prozesse braucht. Fehlen diese, entstehen Ungleichbehandlungen, Unsicherheit bei Führungskräften und im schlimmsten Fall rechtliche Risiken.

Die typischen Warnsignale

Unabhängig von der genauen Mitarbeiterzahl gibt es wiederkehrende Anzeichen dafür, dass die HR-Struktur nicht mehr zur Unternehmensgrösse passt:

• Wichtige HR-Informationen existieren nur im Kopf einer einzelnen Person.
• Mitarbeitende warten regelmässig mehrere Tage auf Antworten zu einfachen HR-Fragen.
• Neue Mitarbeitende werden unterschiedlich behandelt, je nachdem, wer den Vertrag aufgesetzt hat.
• Niemand kann auf Anhieb sagen, wie viele offene Ferientage, befristete Verträge oder Probezeiten es aktuell im Unternehmen gibt.
• Die Geschäftsleitung wird bei operativen HR-Fragen eingebunden, die eigentlich administrativ gelöst werden sollten.

Wenn Ihnen mehrere dieser Punkte bekannt vorkommen, ist das kein Grund zur Sorge, aber ein guter Anlass, jetzt zu handeln, bevor aus kleinen Reibungsverlusten grössere Probleme werden.

Was jetzt hilft

Der erste Schritt ist selten eine komplette Neuorganisation, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wo stehen Ihre HR-Prozesse heute wirklich? Welche Abläufe sind dokumentiert, welche existieren nur als stille Übereinkunft? Genau diese Standortbestimmung ist der Ausgangspunkt, um gezielt und ohne Überforderung die nächsten Schritte zu planen, sei es die Einführung digitaler Tools, klarerer Prozesse oder zusätzlicher Unterstützung in Spitzenzeiten.

→ Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wo Ihre HR heute steht.

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